展示会のお礼メールの書き方｜好印象を残す例文と送るタイミングを解説
- 4月15日
- 読了時間: 6分
展示会で名刺交換や商談をしたあと、「お礼メールを送るべきか」「どんな内容を書けばいいのか」と悩む方は多いのではないでしょうか。
展示会は短時間の接触になることが多いため、展示会後のフォローが商談につながるかどうかを左右する重要なポイントです。特にお礼メールは、相手に自社の印象を残し、次のアクションにつなげる大切な営業活動の一つといえます。
この記事では、展示会のお礼メールの書き方、送るタイミング、すぐに使える例文までくわしく解説します。展示会後のフォローに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
展示会のお礼メールは送るべき？送るメリット
結論からいうと、展示会後のお礼メールは必ず送るべきです。
展示会では多くの企業が出展しており、来場者は短時間で多数のブースを回ります。そのため、名刺交換をしても、後日になると「どこの会社だったか思い出せない」というケースも少なくありません。
お礼メールを送ることで、次のようなメリットがあります。
展示会お礼メールのメリット
自社の印象を思い出してもらえる
商談につながるきっかけを作れる
丁寧な企業という印象を与えられる
次回の連絡や資料送付につなげられる
特にBtoBの展示会では、展示会後のフォローで商談化率が大きく変わるといわれています。名刺交換した相手には、できるだけ早くお礼メールを送りましょう。
展示会のお礼メールを送るタイミング
展示会のお礼メールは、できるだけ早く送ることが重要です。
理想的なタイミングは次の通りです。
おすすめの送信タイミング
展示会当日〜翌日
遅くても3日以内
時間が空きすぎると、相手の記憶が薄れてしまいます。特に大規模な展示会では、同じ日に多くの企業と名刺交換している可能性があるため、展示会の記憶が新しいうちに送ることがポイントです。
また、展示会終了後にまとめて送る場合でも、展示会名やブース番号などをメールに入れると、相手が思い出しやすくなります。
展示会のお礼メールは誰に送るべき？送る相手の判断基準
展示会では多くの来場者と名刺交換するため、「全員にお礼メールを送るべきなのか」と悩む人も多いでしょう。結論としては、名刺交換をした相手には基本的にお礼メールを送るのがおすすめです。
展示会の来場者は多くの企業ブースを回っているため、後日になってどの企業と話したのか忘れてしまうことも少なくありません。お礼メールを送ることで、自社の存在を思い出してもらうきっかけになります。
ただし、優先順位をつけて送ることも重要です。例えば次のように整理すると、効率よくフォローができます。
優先度が高い相手
商談や具体的な相談があった人
導入を検討していると話していた人
資料請求や見積もり依頼があった人
優先度が中くらいの相手
製品に興味を持っていた人
短時間でも会話をした人
優先度が低い相手
名刺交換のみで会話がほとんどなかった人
まずは優先度の高い相手から当日〜翌日にメールを送り、その後、残りの相手にも順次フォローしていくとよいでしょう。展示会後の対応スピードは、商談化率を左右する重要なポイントになります。
展示会お礼メールの基本構成
展示会のお礼メールは、次のような構成で書くと分かりやすくなります。
基本構成
件名
挨拶・自己紹介
展示会での来訪のお礼
話した内容の振り返り
資料送付・次の提案
締めの挨拶
特に重要なのは、展示会で話した内容を簡単に触れることです。 「どの会社だったか分からないメール」にならないようにすることが大切です。
展示会お礼メールの件名例
件名は、メールを開いてもらうために重要なポイントです。 展示会名や会社名を入れると、相手に伝わりやすくなります。
件名例
【展示会御礼】本日はブースへお立ち寄りいただきありがとうございました
【○○展示会】ご来場のお礼（株式会社〇〇）
【御礼】○○展示会にて名刺交換させていただきました
○○展示会でのご挨拶のお礼（株式会社〇〇）
件名は長くなりすぎないよう、一目で内容が分かるものを意識しましょう。
展示会のお礼メール例文（基本）
以下は、一般的に使える展示会お礼メールの例文です。
件名：○○展示会ご来場のお礼（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、○○展示会にて弊社ブースへお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
当日は〇〇についてお話しさせていただき、大変有意義なお時間をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。
ご説明させていただいた資料を本メールにてお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
ご不明点やご質問などございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇 〇〇
このように、シンプルで読みやすい文章を心がけることが大切です。
商談につなげる展示会お礼メールのポイント
展示会のお礼メールを送るだけでは、商談につながらない場合もあります。成果につなげるためには、次のポイントを意識しましょう。
会話内容を入れる
展示会では短い時間の会話が多いため、メールに会話内容を入れると印象が残ります。
例
「〇〇の導入をご検討されているとのことで〜」
「コスト削減についてご相談いただき〜」
この一文があるだけで、テンプレート感のないメールになります。
次のアクションを提案する
お礼だけで終わるメールより、次のアクションにつなげる提案を入れると効果的です。
例
詳しい資料の送付
オンライン打ち合わせの提案
サンプルの案内
ただし、営業色が強すぎると逆効果になるため、あくまで自然な提案にすることが大切です。
一斉送信感を出さない
展示会後は大量のメールを送ることになりますが、一斉送信と分かるメールは読まれにくい傾向があります。
そのため、
会社名
会話内容
興味を持っていた製品
などを少し入れるだけでも、相手に与える印象が大きく変わります。
展示会のお礼メールでよくあるNG例
最後に、展示会のお礼メールでありがちな失敗を紹介します。
送るのが遅い
1週間以上経ってから送ると、相手が覚えていない可能性があります。
内容が長すぎる
長いメールは読まれないことが多いため、要点を簡潔にまとめることが大切です。
営業色が強すぎる
いきなり商談や契約の話をすると、相手に警戒されることがあります。 まずは「お礼＋フォロー」の姿勢を意識しましょう。
【まとめ】展示会後のお礼メールはスピードと内容が重要
展示会後のお礼メールは、商談につながる重要な営業フォローの一つです。
最後にポイントをまとめます。
展示会お礼メールのポイント
展示会当日〜翌日に送る
展示会名や会話内容を入れる
シンプルで読みやすい文章にする
次のアクションにつなげる
展示会は出展するだけでなく、展示会後のフォローまでが営業活動といえます。 適切なお礼メールを送ることで、見込み顧客との関係を築き、商談につなげていきましょう。
その他展示会についてお困りのことがありましたら、「株式会社フロンティア」までお気軽にご相談ください。